Digitala system och arbetsmiljö

Arbetsmiljölagen är mycket tydlig i att arbetsgivare är skyldig att bedriva ett arbetsmiljöarbete som inte gör arbetstagare sjuka, skadas eller förolyckas av eller på sitt arbete. Även de mest profithungriga företagare sätter inte emot i frågan. Men även om viljan om människors hälsa är utbredd upplever många företagare och chefer att arbetet med att skapa en god arbetsmiljö som utmanande. Det finns naturligtvis många anledningar till det. En anledning är att man inte känner till alla lagar och regler som styr svensk arbetsmarknad med alla lagar och föreskrifter. Andra hinder man upplever är resursbrist, oftast i form av tid eller pengar. Det är en vanlig bild bland framför allt landets småföretag.

Fram tills nyligen har det systematiska arbetsmiljöarbetet bedrivits i ”pappersform”, det vill säga att man inte har en digital plattform. På många av mina kundbesök finns fortfarande företagets hela arbetsmiljöhandbok i en pärm! Det är ett riskabelt sätt att förvara en så pass värdefull handling. Företagets alla policys, rutiner och instruktioner är grunden för de spelregler som gäller på just din arbetsplats.

Liksom samhället sker lyckligtvis en digitalisering även inom arbetsmiljöområdet. Det finns flera digitala system på marknaden, där vi har testkört ett egenframtaget system, Grapp. Varför är det viktigt att gå över till digitala system? Om man utgår från att de flesta företag har utmaningar att få ett levande arbetsmiljöarbete som blir en del av vardagen så finns särskilda utmaningar för framför allt små företag. För stora företag blir i stället utmaningen att alla chefer ska följa den årsplan som fastställs och att man utför sina arbetsmiljöuppgifter på rätt sätt. Är har jag sett utmaningar i båda företagsgrupperna. I de större företagen är utmaningen dessutom att alla chefer ska HITTA var alla dokument finns, NÄR de ska utföra sina uppgifter samt HUR de ska utföra uppgifterna. Lösningen för många chefer blir i stället att skapa sina egna modeller för riskbedömningar och då arbetar man inte systematiskt.

Med ett digitalt system, såsom exempelvis du kan läsa om på grapp.se, får du en helt unik överblick över vilka uppgifter som ska utföras, när de ska göras samt hur du utför dem. Det senare eftersom det finns möjlighet att ladda upp styrdokument och mallar. Ett bra digitalt arbetsmiljösystem skall också ge dig som chef påminnelser när du ska utföra uppgifterna. Vi har också utvecklat en funktion som helt utgår från föreskriften om organisatorisk och sociala arbetsmiljö där användaren kan returnera uppgifter digitalt, be om prioriteringsstöd samt hjälp av sin överordnade chef.

Vi har också märkt av ett behov av att kunna skapa handlingsplaner och uppgifter inne i systemet, något som kommer att presenteras i kommande uppgraderingar. Med denna funktion får våra kunder en unik möjlighet att bedriva ett komplett systematiskt arbetsmiljöarbete.

Vi ser stora stödfunktioner i vårt system, både för chefer men också för personalchefer och HR. Dessa funktioner har nämligen en unik överblick att se hur hela chefsledet ligger till i sitt systematiska arbetsmiljöarbete och kan snabbt sätta in stöd till de chefer som av olika skäl behöver stöd.